طبق ماده 6 قانون تجارت چهار نوع دفتر به شرح زیر داریم:

1-دفتر روزنامه

دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، دادوستد های تجاری و سایر معاملات خود را درآن ثبت کند.

2-دفتر کل 

دفتری است که ناجر باید کلیه معاملات و عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه را لااقل هفته ای یکبار به تفکیک معاملات و عملیات بطور جداگانه و خلاصه در دفتر کل ثبت نماید.

3-دفتر کپیه

دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات خود را درآن به ترتیب تاریخ ثبت کند.

4-دفتر دارایی

دفتری است که تاجر باید هرسال صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده و درآن ثبت کند.

 

مجموعه حسابداری شمارش

دفاتر کل،روزنامه و دارایی

دفتر روزنامه، کل و دارایی قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود باید توسط اداره ثبت شرکتها پلمپ ، مهر و امضا شود . در صفحه اول و آخر دفاتر یاد شده لیبل اطلاعات پلمپ که نشان دهنده اطلاعات هویتی(نام شخصیت تجاری، شناسه ملی، شماره ثبت ) تعداد جلد ، تعداد اوراق دفتر، تاریخ پلمپ ، شماره پلمپ و سال مالی بوده الصاق می شود.

دفاتر روزنامه و کل 50، 100 و 200 برگ دارای شماره نرنیب چاپی است .لازم به ذکر است دفاتر قانونی باید قبل از شروع سال مالی یا قبل از وقوع هرگونه عملیات و رویداد های مالی در سال مالی مورد نظر توسط اشخاص حقیقی و حقوقی تهیه می شود.

البته این استثنا برای شرکتهای تازه تاسیس وجود دارد که می توانند دفاتر قانونی خود را حداکثر ظرف مدت دوماه پس از تاسیس شرکت تهیه و باتاخیر ثبت نماید.

همچنین اگر دفاتر قانونی توسط مقامات قضایی و سایر مراجع قانونی به هر علتی خارج از اختیار مودی از دسترس آنان خارج شود. صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دوماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن را با تاخیر ثبت نماید.

رویدادهای مالی باید براساس استاندارد های حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

مودیانی که برای ثبت رویدادهای مالی خود از سیستم های الکترونیکی(نرم افزارهای حسابداری) استفاده می کنند، مکلفند نرم افزار مورد استفاده خود را قبل از شروع سال مالی به اداره امور مالیاتی ذیربط اعلام و تاییدیه ای دال بر اینکه سیستم مالی شرکت مورد تایید سازمان امورمالیاتی باشد از اخذ نمایید.

هرگاه مودی از سیستم های الکترونیکی جهت ثبت عملیات و رویدادهای مالی شرکت استفاده کند می بایست حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به نرم افزار حسابداری را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفترکل منتقل کند.

توصیه می شود جهت انتقال عملیات ثبت شده در نرم افزار های حسابداری به دفاتر قانونی، سند افتتاحیه و اختتامیه هر سال بصورت جداگانه از عملیات ماهانه در دفاتر روزنامه و کل ثبت شود. بعبارتی اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند بهتر است حداقل 14 سند حسابداری در دفاتر یاد شده ثبت و تحریر نماید.

 

تشریح اطلاعات موجود در دفتر روزنامه جهت ثبت عملیات حسابداری

شماره روزنامه: همان شماره سند حسابداری است که از شماره یک شروع و الی آخر ادامه می یابد. برای اولین آرتیکل سند، شماره سند درج و برای الباقی آتیکل های آن سند نیازی به تکرار شماره سند نیست تا زمانی که سند جدید صادر شود.

تاریخ روز و ماه: نشان دهنده تاریخ ثبت سند حسابداری یا همان وقوع رویداد مالی است که می بایست به ترتیب از ابتدای سال مالی باتوجه به اسناد و مدارک مربوطه ثبت گردد.

شماره دفترکل: درقسمت شماره دفتر کل می بایست شماره صفحه ای که حساب کل درج شده در قسمت شرح دفتر روزنامه که بعنوان یک آرتیکل از سند حسابداری است، درج شود.

ستون شرح: در ستون شرح در دفتر روزنامه شرح حساب و سند حسابداری تحریر می گردد.

ستون بدهکار: در ستون بدهکار که دارای 14 سلول بوده اقلام بدهکار سند حسابداری از سمت راست به ترتیب یکان، دهگان، صدگان و… تحریر می شود.

ستون بستانکار: در ستون بستانکار که دارای 14 سلول بوده اقلام بستانکار سند حسابداری از سمت راست به ترتیب یکان، دهگان، صدگان و… تحریر می شود.

نقل به صفحه: در انتهای هر صفحه می بایست در مقابل ردیفی که نقل به صفحه نوشته شده جمع گردش بدهکار و بستانکار عملیات ثبت شده درآن صفحه درج شود.(جمع گردش بدهکار و بستانکار شامل منقول از صفحه نیز است)

 منقول از صفحه: در ابتدای هر صفحه می بایست در مقابل ردیفی که منقول از صفحه نوشته شده، مانده گردش بدهکار و بستانکار درج شده در صفحه قبل در ردیف نقل به صفحه نوشته شود.

عملیات فوق تا پایان سال و به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت می شود و هم چنین در پایان سال می بایست حسابهای موقت یا سود و زیانی بسته شود و در نهایت به حساب سود و زیان انباشته انتقال یابد و سپس مانده حسابهای دائم یا ترازنامه ای نیز بسته شود که نشان دهنده پایان ثبت حسابداری درآن سال می باشد.

تشریح اطلاعات موجود در دفتر کل جهت ثبت عملیات حسابداری

حساب: درقسمت حساب، نام حساب کل که قرار است اطلاعات آن از دفتر روزنامه استخراج شود نوشته می شود لازم به ذکراست برای هر یک از سرفصل های حساب در سطح کل باتوجه به حجم عملیات، تعدادی صفحه در نظر گرفته که کل فعالیت مربوط به آن سرفصل به ترتیب ثبت عملیات در دفتر روزنامه تحریر شود. اگر تعداد صفحات در نظر گرفته شده برای ثبت رویدادهای مالی کافی نبود، می توان ادامه آن را در صفحات دیگری که به سرفصل های دیگر حساب های کل تخصیص نیافته تحریر شود.

شماره روزنامه: در این قسمت شماره صفحه دفتر روزنامه ای که رویدادهای مالی آن به حساب دفتر کل انتقال درج می شود.

شرح: معمولا در قسمت شرح دفترکل عبارت مقابل نوشته می شود :     به شرح سند روزنامه

ستون بدهکار و بستانکار: اگر حساب مدنظر در دفتر روزنامه بدهکار یا بستانکار شده باشد باید مبلغ مورد نظر نیز در ستون بدهکار یا بستانکار دفتر کل نوشته شود.

نکته: اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی جهت ثبت عملیات و رویدادهای مالی خود استفاده می نمایند و خلاصه عملیات ماهانه را به دفاتر قانونی خود منتقل می کنند می بایست گردش بدهکار و بستانکار دفاتر روزنامه و کل برابر با گردش بدهکار و بستانکار اطلاعات ثبت شده در سیستم های الکترونیکی باشد.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *